Slack für Drüberflieger

Slack wurde entwickelt, um Mitarbeiter an verschiedenen Standorten virtuell zu verbinden. Die cloud-basierte Kommunikationsplattform für Teams ist über eine App, Desktop- und Webversion zugänglich. Wir zeigen dir, welche Möglichkeiten Slack bietet.

Wie kann man trotz räumlicher Trennung effektiv mit seinen Kollegen zusammenarbeiten?

Vor dieser Frage stand der kanadische Entrepreneur Stewart Butterfield 2013, als er mit seinem Softwareunternehmen Tiny Speck ein Spiel entwickeln wollte. Um die Mitarbeiter virtuell an ihren unterschiedlichen Standorten zu verbinden, wurde Slack entwickelt. Das Spiel-Vorhaben scheiterte, doch Slack erlebte in den darauffolgenden Jahren einen erfolgreichen Aufstieg, als es 2015 für die Öffentlichkeit verfügbar wurde. In diesem Guide stellen wir dir Wissenswertes rund um die Team-Plattform vor und zeigen dir, welche Möglichkeiten es gibt sie zu nutzen.

Was ist Slack?

Slack ist eine cloud-basierte Kommunikationsplattform für Teams mit besonderem Fokus auf Unternehmen. Die Plattform ist über eine App, Desktop- und Webversion zugänglich.
Es gibt sowohl eine kostenlose Version als auch drei kostenpflichtige Pläne, die für unterschiedliche Unternehmensgrößen geeignet sind. Mit den bezahlten Varianten kann Slack Connect genutzt werden, um mit bis zu zwanzig externen Partnern zusammenarbeiten zu können. Darüber hinaus können Nutzer eines kostenpflichtigen Plans auch Slack Mitglieder außerhalb des eigenen Workspaces anschreiben, sofern sie eine E-Mail Adresse zur Kontaktaufnahme besitzen.
Die Kommunikation im Team, dem sogenannten Workspace, findet über Instant-Messaging in themenspezifischen Channels (Gruppenchats) statt, deren Titel mit einem Hashtag versehen sind, z.B. #Marketingabteilung. Durch diese Aufgliederung behält man bei Projekten den Überblick, da Updates zum Arbeitsprozess gepostet oder Fragen schnell geklärt werden können.
Dokumente und Dateien können privat mit einzelnen Mitgliedern oder mit dem ganzen Team geteilt werden. Ähnlich den Herz-Likes auf Social Media Plattformen wie Instagram, gibt es die Funktion auf eine Nachricht mit einem Emoji antworten.
Es können über 2.000 Apps in Slack integriert werden. Zu bekannten App-Integrationen zählen z.B. Zoom, HubSpot, Google Calendar und Trello. Durch die Integration wird die Arbeit im virtuellen Workspace noch effizienter. Prinzipiell können alle Mitglieder des Workspaces auf integrierte Apps zugreifen, außer der Administrator schränkt dies ein.

Was sagen die Statistiken?

Es gibt über 12 Millionen Daily Active Users weltweit (Stand 2019).
Über 600.000 Organisationen nutzen Slack (Stand 2019). Darunter bekannte Firmen wie IBM, Oracle und BBC. Im deutschsprachigen Raum zählen die Süddeutsche Zeitung, trivago, Delivery Hero und Jägermeister zu Slacks Kunden.
Durch Slacks Instant-Messaging Prinzip und der strukturierteren Anordnung von Inhalten, kann der interne E-Mail-Verkehr um 80 % reduziert werden.

Wofür kann Slack genutzt werden?

Es gibt mehrere Optionen wie du Slack nutzen kannst:

Erstelle einen Workspace für dich und dein Team, um die interne Kommunikation zu verbessern oder Teams im Homeoffice zu organisieren. So empfiehlt HubSpot Slack für Unternehmen, in denen die tägliche E-Mail-Kommunikation sehr unübersichtlich geworden ist oder der Workflow optimiert werden soll. Einzelne relevante Kanäle des Workspaces kannst du mit deinen externen Partnern oder Kunden über Slack Connect teilen. Somit könntest du sogar deine gesamte Unternehmenskommunikation über Slack stattfinden lassen und kompakt an einem Ort versammeln. Wichtig: Damit die Nutzung auch ihren Zweck der Effizienz erfüllt, sollte Slack nicht als eine ergänzende Anwendung zu E-Mail betrachtet werden. Vielmehr sollte man sich bewusst für einen Umstieg auf Slack entscheiden und ein Verständigungschaos durch die Nutzung von zu vielen Kommunikationsmedien vermeiden.
Nutze Slack als Teil deiner Marketingstrategie, indem du einen Workspace für (d)eine Community eröffnest. Ist dein Produkt zum Beispiel eine App, so kannst du der dortigen Community die Möglichkeit bieten sich auf Slack auszutauschen.
Eröffne einen Workspace für eine Expertengruppe, wie z.B. einen Workspace für Content Marketing für einen fachlichen Austausch mit Mitgliedern. Dabei kann dein Unternehmen entweder als Gastgeber dieser Community fungieren oder der Workspace kann unabhängig von deinem Unternehmen existieren.
Du kannst auch selbst einer Community auf Slack beitreten um Kontakte zu knüpfen, deine Brand Awareness zu steigern oder Partner für eine Kooperation zu finden. Hier findest du eine umfangreiche Liste von Communities auf Slack, denen du beitreten kannst.

Wichtiges zum Erstellen und Pflegen eines Accounts

Erstelle zuerst einen Account, indem du dich unter „Neuen Workspace erstellen“ auf Slack anmeldest. Anschließend kannst du weitere Mitglieder über E-Mail in den Workspace einladen. Da du durch die Eröffnung des Workspaces als dessen Inhaber giltst, kannst du auch Administratoren einsetzen. Zusätzlich kannst du den Zugang zu einigen integrierten Apps für bestimmte Mitglieder einschränken.
Alle Mitglieder treten automatisch dem Channel #allgemein bei. Du kannst selber noch viel mehr Channels eröffnen. Ob sie öffentlich oder privat zugänglich sind entscheidest du. Überlege dabei welche Kanäle thematisch relevant sind und welche Bezeichnung am sinnvollsten ist. Nummeriere zum Beispiel deine Channels zusätzlich, um für mehr Übersichtlichkeit zu sorgen, oder teile jeder Abteilung im Unternehmen einen eigenen Kanal zu. Tipp: In einem Kanal für neue Mitarbeiter/Teammitglieder (z.B. #Vorstellungsrunde) finden Informationen Platz, die sonst den Konversationsfluss in anderen Channels unterbrechen könnten. In diesem Channel können sich neue Mitarbeiter vorstellen, Fragen während der Anfangsphase im neuen Unternehmen gestellt und wichtige Informationen von der HR-Abteilung geteilt werden.
Für einen respektvollen Umgang innerhalb des Workspaces solltest du dir auch Gedanken über die Etikette machen – insbesondere bei größeren Unternehmen oder einer von dir eröffneten Community. Wenn du Slack beispielsweise für dein Unternehmen nutzt, sollte die reale Bürokultur bzw. der Umgang mit Kollegen auch für die virtuelle Bürosphäre gelten.
Hast du einen Channel für ein Projekt eröffnet, kannst du nach erfolgreichem Abschluss den Chat archivieren.
Du kannst dir Notizen machen, indem du Memos an dich selbst als Privatnachricht schickst.
Jedes Profil hat eine Statusfunktion die genutzt werden kann, um Teammitgliedern zu zeigen ob man z.B. im Urlaub oder Homeoffice ist.
Um deinen Kunden/Partnern auch über Slack einen guten Service bieten zu können, empfiehlt Convertkit einen Mitarbeiterplan zur Betreuung dieses Channels aufzustellen.
Tools: Nutze unterstützende Bots wie den Slackbot für Fragen zu Slack oder für automatisierte Benachrichtigungen zu z.B. Marketing Analytics. Neben den Bots kannst du mit Hilfe des Workflow-Builders routinierte Prozesse wie das Erstellen von Formularen automatisieren. Außerdem gibt es eine Menge nützlicher Shortcuts mit denen du dir Zeit sparen kannst. Möchtest du beispielsweise deinen Teammitgliedern eine Farbgebung für ein Projekt mitteilen, zeigt dir Slack bei Eingabe des Hex Codes im Chat gleich die richtige Farbe an.
Integrationen: Überlege welche Anwendungen du in deinem Büroalltag häufig nutzt und prüfe, ob sie sich in Slack integrieren lassen. Durch die Integration kannst du in Slack dann direkt darauf zugreifen. Stehen beispielsweise Abstimmungen an, so kannst du sie durch eine passende Umfragen-App Integration einfach durchführen. Beachte, dass du für die Benutzung mancher Apps zahlen musst.
Bewerbe deine Slack-Community auf deinen Social Media Kanälen oder in deinem (Unternehmens-)Newsletter.

Fazit

Besonders jetzt, mit den Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag während der COVID-19-Pandemie, scheint Slack ein sinnvolles Tool zu sein. Durch die vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten wird die Arbeit im Homeoffice mit einem effizienten virtuellen Workspace unterstützt und der Austausch mit Branchenvertretern oder einer Community ermöglicht. E-Mail oder lieber Slack mit seinen Integrationen? Deine Entscheidung!

Weiterführendes Lesematerial

Ein Artikel mit Beispielen, wie man Slack für automatisierte Prozesse nutzen kann.
Tipps für Marketing-Teams auf Slack.
Wie man Slack für Social Media Marketing und Akquise nutzen kann.
Eine detailliertere Erklärung zu Slack Communities.
Eine Liste hilfreicher Shortcuts findest du hier.

Was ist Slack?

Was sagen die Statistiken?

Wofür kann Slack genutzt werden?

Wichtiges zum Erstellen und Pflegen eines Accounts

Fazit

Weiterführendes Lesematerial

Quellen

Teile diesen Beitrag!

Emilia Hoth